L'organisation d'un concert

Dans le cadre de ma collaboration avec l'association Déka Ewé, mes co-équipiers étant indisponibles, et l'organisation d'un concert à Toulouse ayant été annulée au dernier moment, j'ai décidé de mettre en place un autre concert alors que je ne disposais que de 15 jours. Je me suis notamment chargée de rechercher des artistes susceptibles d’être intéressés et de trouver un lieu qui pourrait nous accueillir.

Ne pouvant assumer seule les actions de communication, je me suis associée aux membres de l’association «Une école, un avenir ». Nous avons réalisé le flyer et en avons fait imprimer 1500. Il nous fallait commencer nos actions de communication au plus vite.

J’ai effectué les recherches de salles sur Internet, notamment à travers le site : - http://www.abcsalles.com/ Je me suis également adressée à des lieux connus pour l’accueil de manifestations musicales. J’ai contacté les mairies des alentours, celles-ci possédant des salles qu’elles mettent à disposition de divers évènements. Je n’ai reçu que peu de réponses étant donné ma recherche tardive.

Après étude des devis, j'ai choisi une salle pouvant accueillir jusqu’à 400 personnes située dans un lieu fréquenté, et complètement équipée : spots, scène, bar équipé, vestiaires, platines, rampes de son… La salle était assurée par le patron qui ne demandait ni caution ni assurance. Nous avons négocié avec lui la présence d'un vigil pour assurer la sécurité des personnes présentes. Le bar était également équipé (tireuse, verres, caisse…) et le patron disposant d’une licence, nous pouvions vendre de l’alcool lors de notre concert. Enfin, j'ai négocié le prix de la location. Jouant sur le côté humanitaire de notre action et les contraintes budgétaires auxquelles nous devions faire face, nous avons obtenu la salle à 400€ au lieu de 1500€ habituellement. Les bénéfices réalisées grâce à la vente de boissons, aux entrées et aux vestiaires étaient entièrement destinés aux associations.

L’avantage à commander nos boissons par l'intermédiaire du patron de la salle était que tout ce qui n’avait pas été consommé allait pouvoir être repris par le fournisseur. Ainsi, nous n'avons payé que ce que nous avons consommé. De plus, les prix proposés par ce fournisseur étaient très compétitifs et il serait revenu plus cher d’acheter les boissons par nous-même.

J’ai effectué mes recherches d'artistes sur Internet afin de trouver des groupes locaux ou régionaux, proposant un style de musique africain, sur le thème du reggae-ska, qui soient susceptibles de s'engager bénévolement pour une cause humanitaire. Je me suis concentrée sur des sites référençant les groupes de musiques locaux ou régionaux, tels que :
- http://www.musiqueannonces.fr/
- http://www.info-groupe.com/
- http://www.hopmado.free.fr/

Je suis par ce biais, rentrée en contact avec 25 groupes. La plupart étant indisponibles le jour prévu ou n’étant pas basés en Aquitaine, trois groupes ont répondu présents pour cette soirée : Vaille que Vaille, Handy Panky et Les Psykopotes. Leur musique était parfaitement en adéquation avec ce que je recherchais.

Ayant la possibilité de laisser la salle ouverte jusqu’à 04h00, nous avons convenu et trouvé ensemble un DJ qui mixerait après que les trois groupes aient joué. J'ai mis les artistes en contact les uns avec les autres afin qu’ils puissent s’arranger pour le matériel à transporter et par rapport à leur ordre de passage.

Je me suis renseignée quant aux prix pratiqués lors de divers concerts. J'ai constaté que le prix moyen d’entrée était de 6€. Ce prix d’entrée m'a paru convenable ayant calculé qu’ une soixantaine d’entrées suffiraient à rentabiliser la location de la salle.

Nous avons opté pour des moyens de communication tels que l’affichage, la radio, le net et la distribution de prospectus afin de ne pas avoir de frais de communication. Nous avons réalisé nous-mêmes les flyers et les affiches et nous en avons imprimé 2 000 pour les premiers et 50 pour les secondes gratuitement grâce à nos contacts. Nous en avons disposées une semaine auparavant dans tous les lieux fréquentés par les étudiants, à savoir toutes les facs, les IUT, les écoles d’ingénieurs et les restaurants universitaires. Nous avons également contacté les radios, malheureusement trop tardivement et nous sommes donc rabattus sur des sites Internets connus des étudiants.

Contrairement à ce que nous avions prévu, nous n'avons récolté que peu de bénéfices. En effet, malgré nos efforts et notre bonne volonté, la communication tardive ainsi que la période de partiels à laquelle nous devions faire face ont été des obstacles conséquents à notre réussite. Je garde cependant de très bons souvenirs de cette aventure qui m'a permise de faire des rencontres intéressantes, de me familiariser avec le monde de l'évènementiel et d'acquérir des compétences d'organisatrives certaines.