AVANT SCENE : mes missions et enseignements

Cette jeune agence évènementielle de 2 personnes avait, lorsque je l'ai intégrée en qualité de Chargée de développement, 2 ans d'existence. Spécialisée dans l'organisation d'évènements culturels, elle était pour moi l'occasion de découvrir le milieu de l'évènementiel qui m'attirait, d'effectuer diverses missions, et au-delà de cet investissement professionnel, de participer à un merveilleux challenge : le développement de cette agence. Elle m'a d'autre part, permis de valider ma seconde spécialisation, en management des industries culturelles, suivie lors de ma deuxième année d'école de commerce à travers des cours optionnels.

J'ai réalisé une étude de marché pour cette agence dont le premier objectif était de l'aider à cerner le marché de l'évènementiel en termes de chiffres, de cible, de concurrence, de communication mais également en termes d'attentes et de besoins. Dans un second temps, mon étude était destinée à proposer des pistes de plan marketing (définition de la cible, positionnement prix, communication) et à élaborer des recommandations quant aux moyens d'améliorer la visibilité, la communication, et la notoriété d'Avant Scène.

Je me suis adressée à la fois à des professionnels du secteur et à la fois à des organismes tels que les comités de tourisme, le syndicat des agences évènementielles, l'ANAé, association des agences de communication évènementielles pour récolter des informations les plus précises possibles sur ce marché et sa clientèle (tourisme d'affaires). Je me suis dans un second temps attachée à étudier les spécificités de sa position géographique (PAU), ses forces (large patrimoine culturel et naturel, bonnes capacités d'accueil, faible concurrence directe) et faiblesses (secteurs tertiaire et industriel moins développés, infrastructures de déplacement limitées, région excentrée) ainsi que les opportunités à saisir en termes de développement (national et internationale du fait de sa proximité avec l'Espagne et de sa liaison aéroportuaire avec l'Angleterre).

Mes recommandations ont été élaborées en accord avec les résultats de cette étude et la volonté de spécialisation de l'agence dans l'organisation d'évènements culturels. Elles concernaient d'upar exemple le fond et la forme en termes de communication avec notamment la refonte du site Internet, et la proposition de partenariats avec des offices de tourisme, Maison de la Frane, Béarn Pyrénées Tourisme, la CCI et le Conseil Général ainsi que des pistes de développement de l'activité.

Au-delà de cette étude, j'ai créé et qualifié le fichier client de l'agence, qui fonctionnait alors surtout par un système de réseau, de bouche à oreilles, et en partenariat avec le Congrès de Pau. J'ai également effectué de la prospection commerciale et j'ai réalisé des campagnes d'e-mailing afin d'améliorer la visibilité de l'agence et de la faire connaître auprès des entreprises des régions Aquitaine et Midi-Pyrénées. J'ai également contacté les acteurs du tourisme de ces régions afin de mettre en place des partenariats et de leur proposer le "plus-produit" de l'agence.

J'ai dans un troisième temps, participé à l'organisation d'évènements, à travers la création des rétro-plannings et ma position d'interface entre les différents acteurs : clients, artistes, décorateur... J'ai notamment eu l'occasion de collaborer à la mise en place d'un évènement réunissant la cinquantaine de clients d'un établissement banquier pour une présentation des résultats et des objectifs de cette banque.

J'ai rencontré certaines difficultés lors de mon stage notamment dues au fait que j'évoluais et que je travaillais en autonomie complète. Mon manque d'expérience allié au manque d'encadrement se sont révélés pesants. Cependant, la débrouillardise avec laquelle j'ai réalisé mes missions m'a permis de développer des qualités d'adaptabilité, de négociatrice, mon aisance relationnelle ainsi que mes capacités d'analyse et de synthèse.